Ley de Libertad de Información (FOIA)

La Ley de Libertad de Información de Virginia: derechos y responsabilidades

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada en § 2.2-3700 et. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es todo documento escrito o grabación —independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video o cualquier otro formato— que haya dispuesto, sea propiedad o esté en posesión de un organismo público o de sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de asuntos públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo se pueden denegar si se aplica una exención estatutaria específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia por parte de todas las personas de las actividades gubernamentales. Al promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal, a favor del acceso, y que cualquier exención que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.

Sus derechos en virtud de la FOIA

  • Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
  • Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
  • Si cree que se han violado sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en el tribunal de distrito o de circuito.

Hacer una solicitud de registros del Departamento de Salud Conductual y Servicios del Desarrollo

  • Puede aplicar registros por correo postal de EE. UU., fax, email, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni necesita indicar específicamente que está aplicar registros bajo la FOIA.
    • Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de los registros que está solicitando, para que no haya malentendidos sobre una solicitud verbal. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud de FOIA si decide no ponerla por escrito.
  • Su solicitud debe indicar qué registros está buscando con «especificidad razonable». Esta petición alude al sentido común. No se refiere al volumen o la cantidad de registros que usted solicite y tampoco los limita; sin embargo, sí le pedimos la mayor especificación, para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
  • Según la FOIA, sus solicitudes solo deben referir a registros o documentos. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que está haciendo preguntas generales sobre el trabajo del Departamento de Salud Conductual y Servicios de Desarrollo.
  • Usted puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el Departamento de Salud Conductual y Servicios de Desarrollo en el curso regular de los negocios.
    • Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros
  • Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que está buscando, o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.

Información de Contacto

Para solicitar registros del Departamento de Salud Conductual y Servicios del Desarrollo:

Miembros del público: Puede dirigir su solicitud a Debra Carter o por teléfono al 540-375-4262 o por fax al 540-375-4249. Además, la instalación cuenta con un servicio de Voz/TDD, 540-375-4385.

Miembros de los medios de comunicación: Contacta a Meghan McGuire

Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@leg.state.va.us, o por teléfono al 804-225-3056 o [línea gratuita] 1-866-448-4100.

Responsabilidades del Departamento de Salud Conductual y Servicios del Desarrollo para responder a su solicitud

  • El Departamento de Salud Conductual y Servicios de Desarrollo debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "Día Uno" se considera el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
  • La razón detrás de su solicitud de registros públicos del Departamento de Salud Conductual y Servicios de Desarrollo es irrelevante, y no podemos preguntarle por qué desea los registros antes de responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que el Departamento le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
  • La FOIA requiere que el Departamento haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
    1. Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
    2. Denegarle el acceso a todos los registros que usted solicitó, porque todos los registros están sujetos a una exención estatutaria específica. Si se deniega el acceso a todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Este documento deberá identificar el volumen y el tema de los registros que se deniegan e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite denegar el acceso a los registros.
    3. Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros. No podemos denegarle el acceso a un registro completo si solo una parte está sujeta a exenciones. En ese caso, podemos ocultar la parte cuyo acceso está denegado y facilitarle el resto del registro. Debemos entregarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
  • Si es prácticamente imposible que el Departamento responda a su solicitud dentro del plazo de cinco días, debemos hacerlo constar por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
  • Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.

Costos

  • Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite al Departamento. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
  • Si estimamos que le costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le solicitemos que pague un depósito antes de continuar con su solicitud.
  • Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.

Exenciones de uso común

El Código de Virginia permite que cualquier organismo público retenga ciertos registros de la divulgación pública, incluidos:

  • Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
  • Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
  • Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
  • Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))
  • Historias clínicas (§ 2.2-3705.5 (1) y § 32.1-127.1:03)
  • Expedientes de procedimientos de compromiso civil (§ 2.2-3705.5 (6) y § 37.2-817)
  • Registros privilegiados (§ 8.01-581.17)
  • Sistemas de seguridad de edificios (§ 2.2-3705.2 (6))
  • Documentos de trabajo y correspondencia del Gobernador (§ 2.2-3705.7 (2))