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Departamento de Salud Conductual y Servicios del Desarrollo (DBHDS, por sus siglas en inglés).
Instalación estatal: Centro de capacitación del sureste de Virginia
A PARTIR DEL 23de septiembre de 2013

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, REVÍSELA IT CUIDADOSAMENTE.

Este aviso describe las prácticas de privacidad del Departamento de Salud Conductual y Servicios del Desarrollo (DBHDS, por sus siglas en inglés), incluida la Oficina Central y cada uno de los hospitales psiquiátricos y centros de capacitación para el retraso mental que opera el DBHDS. DBHDS está obligado por ley a mantener la privacidad de la información médica protegida. También estamos obligados por ley a proporcionarle este aviso informándole sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información de salud protegida. Si usted tiene a alguien que toma decisiones en su nombre porque usted no puede tomar decisiones por sí mismo, le daremos una copia de este aviso a esa persona, y trabajaremos con esa persona en todos los asuntos relacionados con los usos y divulgaciones de su información de salud.

Cómo podemos usar y divulgar la información de salud

Acerca de usted a otras personasCuando tengamos su permiso por escrito. Si nos da permiso por escrito para usar o divulgar su información de salud a otra persona, la usaremos o divulgaremos de acuerdo con sus instrucciones. Usted puede revocar su permiso, por escrito, en cualquier momento, excepto en la medida en que ya hayamos usado o divulgado la información que usted nos dio permiso para usar o divulgar.Cuando no tengamos su permiso por escrito. A veces divulgaremos información sin su permiso. En cada uno de estos casos, adjuntaremos una declaración que le diga a la persona que recibe la información que no puede divulgarla a nadie más a menos que usted le dé permiso o a menos que una ley les permita o les exija divulgar la información sin su permiso. Si la divulgación no es requerida por la ley, consideraremos seriamente cualquier objeción de su parte al tomar la decisión de divulgar información. Antes de divulgar información a cualquier persona, verificaremos la identidad y la autoridad de la persona que recibe la información. Las siguientes categorías describen diferentes maneras en que podemos usar y divulgar su información de salud sin su permiso por escrito. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite usar y divulgar información sin su permiso entrarán dentro de una de estas categorías.Para encontrar a alguien que tome decisiones en su nombre. Si usted no es capaz de tomar decisiones médicas, podemos divulgar su información de salud con el fin de identificar a alguien que tome esas decisiones por usted (llamado "representante autorizado" o "AR"). Antes de divulgar cualquier información, debemos determinar que la divulgación es lo mejor para usted.Tratamiento. Podemos usar su información de salud para brindarle tratamiento o servicios médicos y de salud mental, y podemos divulgar esta información a otros proveedores de atención médica para ayudarlos a tratarlo. Por ejemplo:Podemos divulgar información de salud sobre usted a médicos, miembros del personal de tratamiento, estudiantes de medicina u otro personal del centro que esté involucrado en su tratamiento aquí. Diferentes centros y diferentes departamentos u oficinas dentro de este centro pueden compartir información de salud sobre usted para coordinar las diferentes cosas que necesita, como pedidos de medicamentos, análisis de laboratorio y varias pruebas. Es posible que divulguemos a las juntas de servicios comunitarios o a otros proveedores la información de salud que puedan necesitar para preseleccionarlo para los servicios o para preparar y llevar a cabo sus servicios individualizados o su plan de alta.

Pago. Podemos usar y divulgar su información de salud para que podamos facturar y recibir el pago por el tratamiento y los servicios que recibe en el centro y para que otros proveedores puedan facturar y recibir el pago por los servicios de tratamiento que brindan. Tenemos que cumplir con la ley de Virginia que limita la cantidad de información de salud que podemos divulgar sobre usted. Por ejemplo, podemos enviarleuna factura a usted o a alguien que haya acordado pagar sus facturas médicas, como una compañía de seguros o Medicaid. La información que enviamos a una aseguradora puede incluir su nombre; la fecha en que fue admitido en nuestras instalaciones; la fecha en que se enfermó; la fecha en que se le da de alta de nuestras instalaciones; su diagnóstico; una breve descripción del tipo y número de servicios que le proporcionamos; su estado; y su relación con la persona que ha acordado pagar sus facturas.

Operaciones de atención médica. Es posible que usemos y divulguemos su información de salud para operar el centro y el DBHDS y para asegurarnos de que todas las personas en el centro y en otros centros del DBHDS reciban atención de calidad. Por ejemplo, podemos divulgar información a médicos y otros profesionales del tratamiento para que puedan revisar y hacer sugerencias sobre su atención o para que puedan aprender algo nuevo sobre el tratamiento.  Podemos combinar la información de salud que tenemos con la información de salud de las otras instalaciones que opera DBHDS para comparar cómo nos está yendo y ver dónde podemos hacer mejoras en la atención y los servicios.

Socios comerciales. Algunos de nuestros servicios se proporcionan a través de contratos o acuerdos con otras entidades públicas y privadas, y algunos de estos contratos o acuerdos requieren que la información de salud se divulgue al contratista. Estos contratistas son conocidos como "socios comerciales". Algunos ejemplos son consultores médicos, laboratorios, dentistas y abogados de la Procuraduría General.  Podemos divulgar su información de salud a estas personas para que puedan realizar el trabajo que les hemos pedido que hagan.

Directorio de instalaciones. Podemos incluir su nombre, su ubicación y una descripción general de su condición médica en un directorio de instalaciones. Este directorio no se compartirá con nadie fuera de las instalaciones a menos que nos dé permiso para divulgarlo. Usted tiene el derecho de restringir el uso de la información de salud contenida en el directorio. Esta instalación ____ no DOE __X__ DOE mantener un directorio en este momento.

Requerido por la ley. Divulgaremos su información de salud cuando así lo exija una ley o reglamento federal, estatal o local.

Seguridad Pública. Si creemos razonablemente que usted representa una amenaza grave e inminente para una persona específicamente identificable o el público, podemos comunicar los hechos necesarios para prevenir o disminuir la amenaza potencial.

Salud Pública. Según lo autorizado por la ley, divulgaremos su información de salud a las autoridades de salud pública encargadas de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.

Donación de órganos y tejidos. Podemos divulgar información de salud a organizaciones que manejan la obtención de órganos, según lo permita la ley.

Compensación de Trabajadores. Es posible que divulguemos información médica sobre usted para programas de compensación laboral o programas similares que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo, según lo autorice la ley y en la medida en que estemos obligados a hacerlo para cumplir con ella.

Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés).Podemos divulgar información sobre usted a la FDA según sea necesario para retiros de productos, retiros y otros problemas con un producto; para realizar un seguimiento de los productos; o para informar eventos adversos, defectos del producto u otros problemas con los productos

Agencias de Supervisión de la Salud. Podemos divulgar su información de salud a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. La información puede ser divulgada a la Oficina del Inspector General, la Oficina de Atención de Calidad del Departamento de Salud, la Oficina de Protección y Defensa de Virginia, la Oficina de Licencias del DBHDS, la Oficina de Derechos Humanos del DBHDS y otras agencias de supervisión similares.

Médicos forenses, médicos forenses y directores de funerarias. Podemos divulgar información de salud con respecto a los difuntos a médicos forenses, examinadores médicos o directores de funerarias, según lo autorice la ley. Por ejemplo, la ley de Virginia nos exige notificar al médico forense cuando una persona muere en una de nuestras instalaciones. También estamos obligados a informar al director de una funeraria sobre cualquier enfermedad infecciosa que pueda haber tenido alguien que haya muerto.

Seguridad Nacional, Actividades de Inteligencia y Servicios de Protección para el Presidente.  Podemos divulgar información de salud a un funcionario público para actividades de seguridad nacional y la protección
servicios del Presidente y otros cuando estemos obligados a cumplir con una citación válida u otros procesos legales, o si dicha divulgación es requerida por la ley estatal o federal.

instituciones correccionales y otras situaciones de custodia de las fuerzas del orden. Podemos divulgar información de salud a una institución correccional si es necesario para su atención o si la divulgación es requerida por la ley estatal o federal.

Procedimientos Judiciales y Administrativos. Cuando un tribunal nos ordena divulgar información de salud, divulgaremos la información que el tribunal ordene. También divulgaremos información de salud en respuesta a una citación que cumpla con los requisitos de la ley de Virginia.

Funcionarios encargados de hacer cumplir la ley. Podemos divulgar información de salud a un funcionario de la ley en respuesta a una citación válida u otro proceso legal o si la divulgación es requerida por la ley estatal o federal.

Investigación. Podemos divulgar información de salud agregada a los investigadores, cuando esta información no DOE identificarlo a usted ni a ninguna otra persona o cuando la investigación ha sido aprobada por una junta de revisión institucional que ha establecido procedimientos para garantizar la privacidad de su información de salud.

Víctimas de abuso y negligencia. Si creemos razonablemente que usted es víctima de abuso o negligencia, divulgaremos su información de salud a una agencia gubernamental autorizada por ley para recibir dicha información, en la medida en que la ley nos exija hacerlo.

Descendientes.Su información de salud protegida ya no está protegida una vez que ha fallecido hace más de cincuenta años. Su información puede ser divulgada a los miembros de la familia y otras personas que estuvieron involucradas en su cuidado o pago por su cuidado antes de su muerte, a menos que hacerlo sea inconsistente con cualquier preferencia expresa previa que conozcamos.

Divulgaciones del estudiante (vacunas).Podemos divulgar prueba de vacunación a una escuela donde la ley estatal u otra ley requiera que la escuela tenga dicha información antes de admitir al estudiante. Ya no se requiere autorización por escrito para permitir la divulgación.

Otros usos y divulgaciones se realizarán solo con su autorización (permiso) por escrito. Usted puede revocar su autorización por escrito en cualquier momento, excepto en la medida en que hayamos actuado en base a la autorización.

Sus derechos con respecto a su información de salud

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información de salud que mantenemos sobre usted:

Derecho a inspeccionar y copiar. Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar la información de salud que mantenemos sobre usted según lo permitido por las leyes estatales y federales. Si solicita una copia de su información, es posible que le cobremos una tarifa por la copia, la mano de obra, los suministros y el envío.

Podemos denegar su solicitud en ciertas circunstancias. Si se le niega el acceso a su información de salud, puede solicitar que se revise la denegación. Un médico o un psicólogo clínico con licencia que no esté involucrado en su atención revisará su solicitud y la denegación. La persona que lleve a cabo la revisión no será la persona que rechazó su solicitud. Cumpliremos con el resultado de la revisión. Si se le niega el acceso a cualquier parte de su expediente, tiene derecho a solicitar que un psiquiatra, médico, psicólogo o abogado de su elección obtenga una copia de lo que se le ha negado.

Derecho de enmienda. Si cree que la información de salud que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que enmendemos o corrijamos la información. Tiene derecho a solicitar una modificación durante el tiempo que la información sea conservada por nosotros o para nosotros.

Podemos denegar su solicitud de modificación de información que:

  • No fue creada por nosotros, a menos que la persona u organización que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación;
  • No es parte de la información de salud guardada por o para nosotros;
  • No es parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o
  • Es preciso y completo.

Si su solicitud es denegada, tiene derecho a pedirnos que incluyamos una declaración de desacuerdo en su registro.

Derecho a una contabilidad de las divulgaciones.  Usted tiene derecho a solicitar y recibir una lista de las divulgaciones que hemos hecho de su información de salud, excepto las siguientes divulgaciones:

  • A los empleados del Departamento o de sus instalaciones, CSB u otros proveedores;
  • Para llevar a cabo nuestras operaciones de tratamiento, pago o atención médica;
  • Que sean incidentales a una divulgación que ya está permitida o requerida;
  • A usted o a su representante autorizado;
  • Que se efectúen previa recepción de una autorización por escrito;
  • Con fines de seguridad nacional o inteligencia;
  • A instituciones correccionales o funcionarios encargados de hacer cumplir la ley; o
  • Que se hayan realizado más de seis años antes de la fecha de su solicitud.  

Su solicitud puede indicar un período de tiempo, y debe indicarnos la forma en que desea la lista (por ejemplo, en papel o electrónicamente).

Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación en la información de salud que usamos o divulgamos sobre usted para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Usted tiene el derecho de restringir ciertas divulgaciones de información de salud protegida a un plan de salud en el que pague de su bolsillo en su totalidad por el artículo o servicio de atención médica. Si desea restringir las divulgaciones relacionadas con un medicamento recetado, puede solicitar que le proporcionemos una receta en papel para darle la oportunidad de solicitar una restricción y pagar la receta con nuestra farmacia antes de que la farmacia haya presentado una factura. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para brindarle tratamiento de emergencia. Para solicitar restricciones, debe hacer su solicitud por escrito a:

Oficial de Privacidad- SEVTC 2100 Steppingstone Square, Chesapeake, VA 23320

En su solicitud debe indicarnos: (1) qué información desea limitar; (2) ya sea que desee limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y (3) a quien desea que se apliquen los límites.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos de salud de cierta manera o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede solicitar que solo nos comuniquemos con usted en el trabajo o por correo. Derecho de exclusión. Tiene derecho a optar por no recibir comunicaciones de recaudación de fondos y no podemos condicionar el tratamiento en función de su decisión de optar por no participar. Su autorización es necesaria para la mayoría de los usos y divulgaciones de las notas de psicoterapia. Su autorización también es necesaria para fines de mercadeo y divulgaciones que constituyan una venta de información médica protegida. No podemos usar ni divulgar información genética con fines de suscripción. Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe realizar su solicitud por escrito a:

Oficial de Privacidad-2100 Steppingstone Square, Chesapeake, VA 23320

No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Atenderemos todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos comuniquemos con usted.

Derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Si lo solicita, tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Puede pedirnos que le entreguemos una copia de este aviso en cualquier momento. También puede obtener una copia de este aviso en el sitio web de DBHDS, http://www.dbhds.virginia.govTo obtener una copia impresa de este aviso, comuníquese con:

Oficial de Privacidad 757-424-8244

SEVTC puede usar cintas de video, fotografías o cintas de audio con el fin de desarrollar planes de tratamiento, evaluar condiciones médicas, brindar capacitación al personal o a los miembros de la familia, realizar revisiones administrativas y mejorar los programas de capacitación. Las fotografías se actualizan de forma rutinaria y se utilizan para tarjetas de identificación, registros de residentes, tableros de anuncios y en caso de emergencia. La autorización para la grabación de video, fotografía y cinta se obtendrá en el momento de la admisión. Cualquier uso de fotografías, cintas de video o grabaciones que no sean las especificadas requeriría un consentimiento específico.

Estamos obligados a cumplir con todos los términos del Aviso de Prácticas de Privacidad actualmente vigente.

Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este Aviso y de hacer que las nuevas disposiciones del aviso entren en vigencia para toda la información de salud protegida que mantenemos. Si nuestro aviso cambia, se exhibirá un aviso revisado en un lugar destacado de su área de vida, y puede obtener una copia si la solicita.
Para más información: Si tiene preguntas y desea información adicional, puede comunicarse con el Oficial de Privacidad en 757-424-8244

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja
poniéndose en contacto con cualquiera de las siguientes personas:

El Defensor de los Derechos Humanos, en  804-454-5105
El Director de la Instalación, en 757-424-8201
El Oficial de Privacidad de la Instalación, en 757-424-8244

El Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, en
Llamada gratuita - 1-202-690-7000.

Nadie tomará represalias contra usted de ninguna manera por presentar una queja.