Prácticas de privacidad de HIPAA

Aviso de Prácticas de Privacidad

VIGENCIA: 25de junio de 2024

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

POR FAVOR, REVÍSELA IT CUIDADOSAMENTE.

Este aviso describe las prácticas de privacidad del Departamento de Salud Conductual y Servicios del Desarrollo (DBHDS, por sus siglas en inglés), incluida la Oficina Central y cada uno de los hospitales psiquiátricos y centros de capacitación que opera el DBHDS.  DBHDS está obligado por ley a proporcionarle este aviso informándole sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información de salud.

Si tiene a alguien que toma decisiones en su nombre porque usted no puede tomar decisiones por sí mismo, le daremos una copia de este aviso a esa persona y trabajaremos con esa persona en todos los asuntos relacionados con los usos y divulgaciones de su información médica.  

Resumen de sus derechos

Usted tiene derecho a:

  • Obtener una copia de su historia clínica impresa o electrónica
  • Pedirnos que modifiquemos su historia clínica impresa o electrónica
  • Solicitar comunicación confidencial
  • Pedirnos que limitemos la información que compartimos
  • Obtener una lista de las personas con las que hemos compartido tu información
  • Obtenga una copia de este aviso de privacidad
  • Elige a alguien para que actúe en tu nombre
  • Presentar una queja si cree que se han violado sus derechos de privacidad

Sus opciones

Usted tiene algunas opciones en la forma en que usamos y compartimos la información, ya que:

  • Cuéntele a su familia y amigos sobre su afección
  • Proporcionar socorro en caso de desastre
  • Incluirlo en el directorio de un hospital
  • Brindar atención de salud mental
  • Comercialice nuestros servicios y venda su información

Nuestros Usos y Divulgaciones

Podemos usar y compartir su información para:

  • Encontrar a alguien que tome decisiones en su nombre
  • Tratarte
  • Operaciones de atención médica
  • El Directorio de Instalaciones
  • Facturación de sus servicios
  • Trabajar con socios comerciales
  • Ayuda con problemas de salud pública y seguridad
  • Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés)
  • Investigación
  • Descendientes
  • Cumplir con la ley
  • Responder a las solicitudes de donación de órganos y tejidos
  • Trabajar con un médico forense o director de funeraria
  • Víctimas de abuso y negligencia
  • Abordar la compensación de los trabajadores, la aplicación de la ley y otras solicitudes gubernamentales
  • Procedimientos judiciales y administrativos
  • Instituciones correccionales y otras situaciones de custodia de las fuerzas del orden
  • Divulgaciones del estudiante (vacunas)

Explicación de sus derechos

Usted tiene ciertos derechos sobre su información de salud.  En esta sección se explican sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarle.

Obtener una copia de su historia clínica impresa o electrónica

  • Puede solicitar ver u obtener una copia electrónica o impresa de su expediente médico y otra información de salud que tengamos sobre usted.
  • Podemos denegar su solicitud en ciertas circunstancias.  Si se le niega el acceso a su información de salud, puede solicitar que se revise la denegación.  Un médico o psicólogo clínico con licencia que no esté involucrado en su atención revisará su solicitud y la denegación.  La persona que lleve a cabo la revisión no será la persona que rechazó su solicitud.  Cumpliremos con el resultado de la revisión.  Si se le niega el acceso a cualquier parte de su expediente, tiene derecho a pedir que un psiquiatra, médico, psicólogo o abogado de su elección le obtenga una copia del documento.
  • Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información de salud, generalmente dentro de los 30 días posteriores a su solicitud.  Si no podemos proporcionarle el resumen en un plazo de 30 días, podemos solicitar una prórroga por escrito de 30 días adicionales.  Es posible que cobremos una tarifa razonable basada en el costo.

Pedirnos que corrijamos su historia clínica impresa o electrónica

  • Usted puede solicitar una enmienda de su expediente médico por escrito, si cree que es incorrecto o está incompleto.
  • Es posible que digamos "no" a su solicitud, pero le diremos por escrito en un plazo de 60 días.

Solicitar comunicación confidencial

  • Puede pedirnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica (por ejemplo, teléfono de casa u oficina) o que le enviemos correo a una dirección diferente.
  • Diremos "sí" a todas las solicitudes razonables.

Pedirnos que limitemos la información que compartimos

  • Puede pedirnos que no usemos ni compartamos cierta información de salud para el tratamiento, el pago o nuestras operaciones. No estamos obligados a estar de acuerdo con su solicitud, y podemos decir "no" si afectaría su atención.
  • Si paga por un servicio o artículo de atención médica de su bolsillo en su totalidad, puede pedirnos que no compartamos esa información con fines de pago o nuestras operaciones con su aseguradora de salud. Diremos "sí" a menos que una ley nos exija compartir esa información.

Obtener una lista de las personas con las que hemos compartido su información

  • Puede solicitar una lista (contabilidad) de las veces que hemos compartido su información de salud durante seis años antes de la fecha en que la solicita, con quién la compartimos y por qué.
  • Incluiremos todas las divulgaciones, excepto aquellas sobre el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, y algunas otras divulgaciones (como las que usted nos haya pedido que hagamos).

Obtenga una copia de este aviso de privacidad

  • Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibir el aviso electrónicamente. Le proporcionaremos una copia impresa a la brevedad.
  • Elige a alguien para que actúe en tu nombre
  • Si le ha otorgado a alguien un poder notarial médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud.
  • Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.

Presentar una queja si cree que se han violado sus derechos de privacidad

  • Puede presentar una queja si cree que hemos violado sus derechos poniéndose en contacto con nosotros utilizando la información de la página 7.
  • Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775, o visitando HIPAA Qué esperar | HHS.gov

No se tomarán represalias contra usted por presentar una queja

Sus opciones

En el caso de cierta información de salud, puede decirnos sus opciones sobre lo que compartimos. Si tiene una preferencia clara sobre cómo compartimos su información en las situaciones que se describen a continuación, díganos.  

En estos casos, usted tiene el derecho y la opción de decirnos que:

  • Compartir información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención
  • Compartir información en una situación de socorro en caso de desastre
  • Incluya su información en un directorio hospitalario
  • Brindar atención de salud mental

Si no puede decirnos su preferencia, por ejemplo, si está inconsciente, podemos compartir su información si creemos que es lo mejor para usted. También podemos compartir su información cuando sea necesario para disminuir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.

En estos casos, nunca compartimos su información a menos que nos dé permiso por escrito:

  • Fines de marketing
  • Venta de su información
  • La mayor parte del intercambio de notas de psicoterapia
  • Nunca compartiremos ningún registro de tratamiento de abuso de sustancias sin su permiso por escrito, excepto en estos casos:
    • Al personal médico en la medida necesaria para hacer frente a una emergencia médica de buena fe.
    • A personal calificado con el propósito de realizar investigaciones científicas, auditorías financieras o de gestión, o evaluaciones de programas (pero los pacientes individuales no pueden ser identificados por ese personal en ningún informe ni divulgados de otra manera). •
    • Si lo autoriza una orden judicial que demuestre una buena causa (por ejemplo, necesidad de evitar un riesgo sustancial de muerte o lesiones corporales graves).
  • Salvo que lo autorice una orden judicial, ningún registro puede usarse para iniciar o fundamentar cargos penales contra un paciente o para llevar a cabo cualquier investigación de un paciente

¿Cómo solemos usar o compartir su información de salud?

 Podemos usar o compartir su información de salud de las siguientes maneras sin su permiso por escrito.

Para encontrar a alguien que tome decisiones en su nombre  

Si usted no es capaz de tomar decisiones médicas, podemos divulgar su información de salud con el fin de identificar a alguien que tome esas decisiones por usted (llamado "representante autorizado" o "AR").  Antes de divulgar cualquier información, debemos determinar que la divulgación es lo mejor para usted.  

Te trataré

Podemos usar su información de salud y compartirla con otros profesionales que lo estén tratando.

Operaciones de atención médica

  • Podemos usar y compartir su información de salud para administrar nuestra agencia, mejorar su atención y comunicarnos con usted cuando sea necesario
  • Factura de servicios
  • Podemos usar y compartir su información de salud para facturar y recibir pagos de planes de salud u otras entidades.  

Directorio de instalaciones

Es posible que incluyamos su nombre, ubicación y una descripción general de su afección médica en un directorio de instalaciones.  Este directorio no se compartirá con nadie fuera de la instalación a menos que nos dé permiso para divulgarlo.  

Esta instalación DOE   __ no  DOE __ mantener un directorio de instalaciones  

Socios comerciales

Algunos de nuestros servicios se proporcionan a través de contratos o acuerdos con otras entidades públicas y privadas, y algunos de estos contratos o acuerdos requieren que la información de salud se divulgue al contratista (socio comercial). 

¿De qué otra manera podemos usar o compartir su información de salud? Se nos permite o se nos exige compartir su información de otras maneras, generalmente de manera que contribuyan al bien público, como; Salud Pública e Investigación. Tenemos que cumplir con muchas condiciones de la ley antes de que podamos compartir su información para estos fines. Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.  

Ayuda con problemas de salud pública y seguridad, tales como:

  • Prevención de enfermedades
  • Ayudar con las retiradas de productos
  • Notificación de reacciones adversas a los medicamentos
  • Denunciar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica
  • Prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona

Administración de Alimentos y Medicamentos

Podemos divulgar información sobre usted a la FDA según sea necesario para retiros de productos, retiros y otros problemas con un producto; para realizar un seguimiento de los productos; o para informar eventos adversos, defectos del producto u otros problemas con los productos.

Investigación

Podemos usar o compartir su información para la investigación de la salud

Descendientes

Su información de salud protegida ya no está protegida una vez que ha fallecido hace más de 50 años.  Su información puede ser divulgada a miembros de la familia y otras personas que estuvieron involucradas en su cuidado o en el pago de su cuidado antes de su muerte, a menos que hacerlo sea inconsistente con cualquier preferencia expresa previa que conozcamos.

Cumplir con la ley

Compartiremos información sobre usted si las leyes estatales o federales lo requieren, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si desea ver que estamos cumpliendo con la ley federal de privacidad.

Responder a las solicitudes de donación de órganos y tejidos.

Podemos compartir su información de salud con organizaciones de procuración de órganos.

Trabajar con un médico forense o director de funeraria

Podemos compartir información de salud con un médico forense, un médico forense o un director de funeraria cuando una persona fallece.

Víctimas de abuso y negligencia

Si creemos razonablemente que usted es víctima de abuso o negligencia, divulgaremos su información de salud a una agencia gubernamental autorizada por ley para recibir dicha información, en la medida en que la ley nos exija hacerlo.

Abordar la compensación de los trabajadores, la aplicación de la ley y otras solicitudes gubernamentales

  • Para reclamos de compensación para trabajadores
  • Con fines de aplicación de la ley o con funcionarios encargados de hacer cumplir la ley
  • Para las agencias de supervisión de la salud y las actividades autorizadas por la ley.
  • Para funciones gubernamentales especiales, como servicios militares, de seguridad nacional y de protección presidencial.

Responder a demandas y acciones legales

Podemos compartir su información de salud en respuesta a una orden judicial o administrativa o en respuesta a una citación.

Instituciones correccionales y otras situaciones de custodia de las fuerzas del orden

Podemos divulgar información de salud a una institución correccional si es necesario para su atención o si la divulgación es requerida por las leyes estatales o federales.

Divulgaciones del estudiante (vacunas)

  • Podemos divulgar prueba de vacunación a una escuela donde la ley estatal u otra ley requiera que la escuela tenga dicha información antes de admitir al estudiante.  Ya no se requiere autorización por escrito para permitir esta divulgación.

 Nuestras responsabilidades

  • Estamos obligados por ley a mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida.
  • Estamos obligados a obtener una declaración jurada firmada de la parte solicitante antes de divulgar PHI relacionada con el cuidado reproductivo para ciertos fines. Esta certificación garantizará que la parte solicitante no utilizará ni divulgará la PHI para un propósito prohibido por la Regla de Privacidad de HIPAA en 45 CFR 164.502a)5iii).
  • Le informaremos de inmediato si se produce una violación que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su información.
  • Debemos seguir los deberes y las prácticas de privacidad descritas en este aviso y entregarle una copia del mismo.
  • No usaremos ni compartiremos su información de otra manera que no sea la descrita aquí, a menos que nos lo indique por escrito. Si nos dice que podemos, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Háganos saber por escrito si cambia de opinión.

Cambios a los Términos de este Aviso

Podemos cambiar los términos de este aviso y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible a pedido, en nuestra oficina y en nuestro sitio web.

Otras instrucciones para la notificación

Si tiene alguna pregunta y desea información adicional, puede ponerse en contacto con:

El Oficial de Privacidad, en: 804-873-4180

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja poniéndose en contacto con cualquiera de las siguientes personas:

  • El Oficial de Privacidad, en: privacy.org@dbhds.virginia.gov
  • El Defensor de los Derechos Humanos, en:  804-887-7405 
  • El Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, en: 1-800-368-0119

Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html